приложение для Webasyst
Отель
Шахматка, брони и учёт для мини-отеля и посуточной аренды
Учёт броней для владельца гостевого дома, мини-отеля, хостела или нескольких квартир посуточно. Всё, что раньше жило в тетради и в таблице Excel, собрано в одном приложении Webasyst: шахматка номеров, гости и оплаты, календари площадок, уведомления МВД, туристический налог и доходность.
- Webasyst
- Календари iCal
- Телефон и компьютер
1–20
номеров в объекте, объектов в установке — несколько
10 мин
интервал загрузки календарей площадок
AES-256
шифрование паспортных данных гостей
RU / EN
интерфейс приложения
01
Шахматка и брони
Шахматка показывает все номера объекта по дням. Выделите свободные ночи, и откроется бронь с уже подставленными номером и датами. Бронь переносится в другой номер или на другие даты перетаскиванием и продлевается, если потянуть за край.
- Несколько объектов в одной установке: у каждого свой часовой пояс, валюта, реквизиты и правила.
- Цена по тарифу: сезоны, выходные, цена отдельного дня, скидка за длительное проживание, доплата за дополнительных гостей.
- Статусы от предварительной брони до выезда, заселение и выселение одной кнопкой вместе с оплатой.
- Две брони одной ночи не сохраняются, даже если два человека нажмут «Сохранить» одновременно.
02
Карточка брони
Всё о проживании на одной странице: гость и его телефон с кнопками «Позвонить», WhatsApp и Telegram, оплаты, предоплата и залог, остаток к оплате, комиссия площадки, туристический налог и список проверок при заселении.
- Подтверждение брони, договор и счёт на печать с реквизитами владельца.
- Сообщения гостю по шаблонам: скопировать, открыть в WhatsApp или отправить письмом с адреса объекта.
- Код двери и пароль Wi-Fi подставляются в сообщение сами.
- Гость уехал раньше — цена пересчитывается по фактическим ночам.
03
«Сегодня» — рабочий стол дня
Утром видно всё: кто заезжает и выезжает, кто должен за проживание, какие номера ждут уборки, какие задачи на сегодня, какие сроки уведомлений МВД подходят и где площадка продала уже занятые даты. Число дел видно на значке приложения.
04
Календари площадок
Обмен занятостью с площадками, которые отдают и принимают календарь в формате iCal. Для каждого номера приложение даёт ссылку на его календарь, а календарь площадки загружает каждые 10 минут: проданные там ночи закрываются и подписываются названием площадки.
- Если площадка продала уже занятые ночи, на странице «Сегодня» сразу появляется конфликт.
- Календарь площадки можно загрузить и файлом вручную.
05
МВД и регистрация гостей
Для каждого иностранного гостя приложение создаёт уведомление о прибытии и убытии со сроком подачи. Срок зависит от типа объекта и считается по производственному календарю с переносами выходных.
- Анкета гостя и заполненный бланк уведомления на печать.
- Отметка «подано» с датой и номером или «не требуется» с причиной.
- Регистрация граждан России в гостинице или гостевом доме — задача со сроком.
- Напоминания о сроках на странице «Сегодня» и письмом раз в день.
Приложение не подаёт уведомления в МВД: оно считает сроки, напоминает и печатает бланк. Подаёт принимающая сторона.
06
Туристический налог
Для объекта из реестра классифицированных средств размещения налог считается по ставке муниципалитета, с учётом минимума за сутки и льгот. Налог можно включать в цену или добавлять сверху. Квартальный отчёт показывает сумму к уплате и сроки декларации и уплаты.
- Самозанятому после оплаты приложение подсказывает сумму чека для «Мой налог».
07
Финансы
- Выручка по ночам периода, загрузка, средняя цена ночи и поступления по объектам и номерам.
- Доходность: выручка, удержания за отмену, комиссии площадок, туристический налог, расходы и прибыль.
- Расходы по категориям: уборка, коммунальные платежи, ремонт, расходные материалы, реклама.
- Выгрузка броней, оплат и доходности в CSV для Excel.
08
Гости и перенос истории
- База гостей: поиск по имени и телефонам, история проживаний, чёрный список, объединение двух карточек одного гостя.
- Перенос броней из Excel через CSV в кодировке Windows-1251 или UTF-8 с предпросмотром и проверкой каждой строки.
- Повторная загрузка того же файла ничего не удваивает, ошибки показаны по номерам строк.
09
Уборка и задачи
- После выезда номер становится «грязным», отметка «чисто» ставится одним касанием.
- Задачи по номерам со сроком и исполнителем.
- Сообщение уборщице одним касанием: номер, время выезда, ближайший заезд и задачи, без данных гостей.
- Список проверок при заселении: паспорт внесён, оплата получена, ключи выданы.
10
Команда и права доступа
Права выдаются по объектам и разделам: брони и гости, финансы, документы гостей, настройки. Администратор одного объекта не видит другие, уборщица видит только уборку и задачи, бухгалтер — финансы без данных гостей.
11
На телефоне
Все страницы работают на экране телефона шириной от 360 точек: шахматка листается пальцем, нижнее меню всегда под рукой.
12
Защита персональных данных
- Паспортные данные, коды дверей и пароли Wi-Fi хранятся зашифрованными (AES-256-GCM), ключ — в файле на сервере, не в базе данных.
- Каждое чтение, печать, изменение и удаление паспортных данных записывается в журнал.
- Паспортные данные удаляются автоматически через год после выезда, срок настраивается. Сканы паспортов приложение не хранит.
- Без вашего действия ничего не уходит на сторонние ресурсы.
Для кого
- Гостевые дома и мини-отели
- Хостелы
- Владельцы нескольких квартир посуточно
- Владелец, который ведёт учёт сам или с одним-двумя помощниками
Что нужно для работы
- PHP 7.4 и выше, расширения mbstring и OpenSSL
- cURL — для загрузки календарей площадок по ссылке
- Планировщик заданий (cron) раз в 10 минут
- Резервная копия ключа шифрования на сервере
Чего приложение не делает
- Не подключается к программным интерфейсам площадок: обмен только календарями iCal
- Не подаёт уведомления в МВД через Госуслуги
- Не принимает оплату от гостей через интернет
- Не показывает форму бронирования на сайте
Следующий шаг
Поставить и настроить приложение
Установим приложение, настроим планировщик, почту и календари площадок, перенесём брони из Excel. Если нужна доработка под ваш объект, сделаем.